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今天给大家分享一下学好EXCEL函数和公式必须要学会的基础知识和操作。涉及的知识点很多。如果你有毅力和恒心学好EXCEL函数和公式，请耐心往下看；如果你只是想看看周围，采取无所谓的态度，请停止。首先，你的学习态度不端正。怎么才能学好呢？我花了很多时间整理学习资料，把每个知识点举例讲解，我又巩固了一遍。进步不是一点点。很难说出我对学习的感受。

常言道，基础不牢，地动山摇，如果你不不积跬步，你不会不要到达一千英里；如果你不不要积小流，你可以不要创造河流或海洋。只有夯实基础，一点一滴积累经验，在以后的学习过程中才会得心应手。希望真心点进去的朋友学会认真学习，反复练习，学会举一反三地利用课程中的知识点，学会灵活运用。学无止境。只有你学到的才是你自己的。只有当你学会了它，你才会在工作中如鱼得水，在职场中如鱼得水。否则，一切都将化为乌有。

如果说的有点多，请原谅戳到痛点的朋友，这也说明你有学习的态度和决心。

接下来，让有今天的教训。

本课程由WPS版本WPS2019中的EXCEL进行讲解。其实一般用户在使用过程中，WPS和OFFICE基本没有太大区别用，甚至WPS更人性化。但是在一些专业领域，WPS处理EXCEL表格的一些复杂功能可能还不如微软OFFICE。

一、什么是EXCEL工作簿、工作表和单元格？

(1)工作手册

工作簿是指在EXCEL环境下用来存储和处理工作数据的文件。也就是说，EXCEL文档就是工作簿，是EXCEL工作区中一个或多个工作表的集合，其扩展名为XLS、XLSX、XLSM、XLSB等。每个工作簿可以有许多不同的工作表，并且工作簿中最多可以创建255个工作表。

(二)工作表

工作表是显示在工作簿窗口中的表格。在随后的EXCEL新版本中，一个工作表可以由1048576行和256列组成。行数从1到1048576，列数依次用字母A、B … XFD表示。行号显示在工作簿窗口的左侧，列号显示在工作簿窗口的顶部。

默认情况下，EXCEL在一个工作簿中有三个工作表，用户可以根据需要添加工作表。但是每个工作簿的工作表数量受到可用内存的限制，目前的主流配置可以轻松建立255个以上的工作表。

每个工作表都有一个名称，工作表名称显示在工作表标签上。默认情况下，工作表标签显示前三个工作表名称：Sheet1、Sheet2和Sheet3。白色工作表标签表示活动工作表。单击工作表标签，选择该工作表作为活动工作表。

工作簿中的每个表称为一个工作表。工作薄如活页夹，工作表如活页纸。工作表是EXCEL存储和处理数据最重要的部分，它包含按行和列排列的单元格。它是工作簿的一部分，也称为电子表格。您可以同时在多个工作表上输入和编辑数据，并且可以汇总和计算不同工作表上的数据。

(3)细胞

它是单元格表中行和列的交集。它是表格的最小单位，可以拆分或合并。个人数据的输入和修改都是在单元格中进行的。

根据单元格的行和列位置给它们命名。例如，地址 A1 引用列相交处的单元格A 和第1行；地址 a1:D8 ；指单元格A1到D8之间的区域。

二。什么是函数、公式、运算符？

(一)EXCEL公式

在EXCEL中，公式是计算EXCEL工作表中的值的等式。在EXCEL中，您可以使用常数和算术运算符来创建简单的公式。

公式总是以 = ，然后连接各种计算数据(单元格地址、名称、常数、函数等。)使用不同的运算符，从而有目的地完成某些数据结果的计算。

例如：=A1 B1 C1是一个简单的公式。

(2) EXCEL函数

在EXCEL中，函数实际上是预定义的特定计算公式。根据这个特定的计算公式，计算一个或多个参数，得到一个或多个计算结果，这些计算结果称为函数值。利用这些函数不仅可以完成许多复杂的计算，还可以简化公式的复杂性。

例如，SUM(A1:A8)是一个简单的函数。

每个函数都有唯一的名称，并且不区分大小写，这决定了函数的功能和用途。在函数中，括号成对出现，这是函数的标识。

要使函数起作用，必须在公式中使用它。添加 = 直接在函数之前是函数最简单的应用。所以从广义上来说，函数就是一个特殊的公式。

(三)经营者

运算符是公式的基本元素，可用于对公式中的参数执行特定类型的运算。它是影响数据计算结果的重要因素之一。

在EXCEL中，运算符包括算术运算符、比较运算符、文本连接运算符和引用运算符。

1.算术运算符：算术运算符主要用于对数据进行各种数学运算。各种算术运算符的具体功能和示例如下：

提示：的特殊用法和 - ；运算符：和 - ；运算符可以连接两个参数或一个参数。当只连接一个参数时，它们用于识别数据的正数和负数。例如， 8 表达式表示正数8，而 -8 ；表达式表示负数8。

2.比较运算符：比较运算符主要用于比较两个不同数据的值。当等式成立时，结果将返回逻辑值TRUE；如果等式不成立，结果将返回逻辑值FALSE。各种比较运算符的具体功能和示例如下：

3.文本运算符：在EXCEL中，只有一个文本运算符，即号()，通常称为文本连接符或文本连接符。其具体功能和示例如下：

4.引用运算符：引用运算符主要用于合并指定的单元格范围。在EXCEL中，只有两个引用运算符，即 : 和，。它们的具体功能和示例如下：

通过上面的学习，我们已经知道了几个运算符的作用，那么运算的顺序是什么呢？

使用公式计算数据时，单个运算符的数据计算较少，通常同时使用多个运算符。这时候就需要知道计算过程中的运算顺序，从而知道数据的计算结果是什么。

在EXCEL中，系统遵循从高到低的顺序，优先级相同的运算符遵循从左到右的原则。

引用运算符算术运算符文本连接运算符比较运算符

对于算术运算符，同级运算符的优先级顺序为：负数百分数幂乘除加减。

如果要改变运算符的优先级顺序，可以使用括号，括号在Excel中是允许嵌套的。系统会按照先内后外的顺序，优先考虑最里面括号的内容，然后依次向外展开。

例如：

要计算((3 ^ 2)* 5-1)/6，计算过程是：

第一步是计算嵌套括号中的3 ^ 2，结果是(5*5-1)/6。

第二步：计算括号中的5*5，结果是(25-1)/6。

第三步。括号里算25-1，结果是24/6。

第四步：计算24/6，结果是4。

三。EXCEL中的引用方法

(一)数据引用的方式

在EXCEL中，引用数据有三种方式，即相对引用、绝对引用和混合引用。每种方式的描述如下：

在公式中，如果想快速切换各种引用方式，可以选择单元格地址或将文本插入点定位到单元格地址的前中后，然后按键盘上的[F4]键进行切换。

例如，在公式 =A1 ，将文本插入点定位在 A 和 1 (或者在 A 还是后面 1 )，连续按键盘上的[F4]键有以下效果：

第一次按F4，结果是=$A$1。

第二次按[F4]键，结果是=A$1

第三次按【F4】，结果=$A1

第四次按【F4】，结果=A1

不管引用哪种单元格的初始状态是，按下F4将改变上述顺序。举个例子，如果初始状态是第二次按F4的效果，那么在A1单元格地址中按F4就会变成第三次按F4的效果，而不是第一次按F4的效果。

知识扩展：

将$A$1复制到其他单元格，引用的单元格将始终是A1单元格。

复制A$1，向右复制时，会变成B$1，C$1，以此类推；向下复制时，会固定在单元格A1。

复制$A1。向右复制时，会固定在单元格A1；复制下来，就会变成$A2，$A3，以此类推。

复制A1，向右复制时，会变成B1，C1，以此类推；向下复制的时候会变成A2，A3，以此类推。

(2)同一工作簿的跨表引用

使用公式和函数计算数据时，有时会引用当前工作簿中其他工作表的数据，这就涉及到跨表引用。

引用同一工作簿不同工作表中的单元格或单元格区域，引用格式为工作表名称！地址，其中单元地址引用还可以包括相对引用、绝对引用和混合引用。

比如：工作表！A1 或者工作表！A1:D1

除了直接根据引用格式手工输入公式，还可以通过选择单元格快速生成引用。具体操作步骤如下：

首先，打开文件，切换到个人基本信息工作表，并输入 = 在单元格B2中，如下所示：

其次，选择信息汇总表工作表中，用鼠标单击单元格A3，然后按Enter键引用该单元格的数据，如下图所示：

回到个人基本信息工作表中，我们发现此时数据已经被引用，如下图所示：

提示：如果跨表引用的工作表名称以数字、空格、特殊符号(如$、%、#、~、-、@、=等。)，需要用一对半角单引号将公式中的工作表名称括起来，比如一月会员费！A1英寸.

(C)跨工作簿参考

在EXCEL中，除了引用同一工作簿中的数据之外，在使用公式计算数据时，还经常引用跨工作簿的数据。具体报价格式为： =[工作簿名称]工作表名称！地址。当跨表和工作簿引用数据时，有两种方法，如下所示：

1.选择工作表数据。如果引用的工作簿当前同时在EXCEL中打开，您可以通过直接选择工作表中的数据单元格来完成引用。具体操作方法与上述方法类似。

2.手动输入参考。如果引用的工作簿当前未打开，则只能通过手动输入来完成引用。需要注意的是，输入引用时，必须包含完整的文件路径，文件路径、工作簿、工作簿名称都要用半角单引号括起来。

比如：=[工作簿名称]工作表名称！单元格的地址

四。逻辑值和常用逻辑函数

(一)逻辑价值

在EXCEL中，有两个逻辑值，TRUE和FALSE，主要用来判断某个条件是否为真，为真则为假。

例如，输入=5 5=10#;单元格中(输入时不包括引号)，按回车键后结果为真。5 5=10正确，即真值，说明方程成立；如果=5 5=8#;在单元格中输入，结果将为假，计算结果不正确，表明该方程无效。

1.逻辑值的转换规则

在EXCEL公式计算中，逻辑值可以用相应的数值代替。但是不同的操作有不同的要求。逻辑值有三种转换规则，如下所示：

(1)四则运算中的转换规则

在四则运算中，通常用1代替TRUE，用0代替FALSE。

例如：

公式 =1 * TRUE 结果为1。

公式 =1 TRUE 结果在2。

公式 =1 * FALSE 结果为0。

公式 =1 FALSE 结果为1。

(2)逻辑运算中的变换规则。

在逻辑运算中，通常用非零值(不是0的任何数值)代替TRUE，用0代替FALSE。

例如：

公式 =IF(1，正确#;错) 结果：正确。

公式 =IF(-1，正确#;错) 结果：正确。

公式 =IF(0.1，正确#;错) ，结果是：正确。

公式 =IF(0，正确#;错) 结果为：错误。

(3)比较运算中的转换规则。

在比较运算中，逻辑值、数值和文本之间存在一定的关系，即数字文本，如：

公式 =TRUE2 ，结果是：真

公式 =TRUE2 ，结果是：假

公式 =FALSE=2 结果为：假。

公式 =FALSE2 ，结果是：真

以上三个转换规则在公式编译和优化公式运算中有着重要的作用，你会在以后的课程中学习到。

2.EXCEL中逻辑值的应用案例：按性别计算退休年龄。

在填写员工信息表时，我们需要计算员工的退休年龄。不同性别的员工退休年龄不同。男职工退休年龄为60岁，女职工退休年龄为55岁。现在，我们需要根据cell B3员工的性别自动填写退休年龄。见下图：

如果B3单元格中的性别为女性，则C3单元格中计算退休年龄的公式过程如下：

公式：=60-(B3=女) *5

第一步是引用单元格B3的值，结果是：60-(女=#;女) *5.

第二步，首先计算括号中的值(女=#;女)，逻辑值为真，结果为：60-(真)*5。

第三步，根据转换规则将TRUE转换为1，结果是：60-1*5。

第四步：计算1*5，结果是：60-5。

第五步，算60-5，结果是：55。

最终结果和公式如下图所示：

此示例使用逻辑值来计算不同性别雇员的退休年龄。只要懂了，不用其他函数也能算出来。当然，用逻辑值计算类似的数据，一般只针对简单的运算，复杂的公式需要函数处理。后续课程会详细讲解这类操作。

(2)常用的逻辑函数

在公式计算中，我们通常使用逻辑函数OR(或)AND(和or AND)进行逻辑判断。

其中，和功能意味着和或者和，即满足所有条件时返回TRUE，FALSE不满足任何条件时；OR函数表示或者，即当有多个条件时，满足任意或全部条件则返回TRUE，不满足任何一个条件则返回FALSE。

在复杂的公式中，为了简化公式，我们可以用数学运算代替相应的逻辑函数，用加法运算代替OR，用乘法运算代替AND。

1.用加法代替逻辑函数或。

比如你要判断只有主任和副主任有审批权限，否则可以不赞成。这时候就需要用条件判断函数if和逻辑函数OR来计算了。见下图：

2.用乘法代替逻辑函数AND。

例如，判断一个学生s成绩，考试中语文、数学、英语的分数都大于等于60才算及格，或者不及格。这时，条件判断函数IF和逻辑函数and需要用来进行运算。见下图：

当然，以上只是一个例子，并不不代表只要一门科目不及格，所有科目都会不及格。唐别担心。

五、空单元格和空文本的区别

在EXCEL中，默认情况下，单元格中不显示内容，或者有内容的单元格被清空后，此时的单元格为空单元格。空文本由一对半角双引号(#;).

如果单元格的数据是公式引用的空文本，即单元格的值是 =#;#;此时，单元格的显示效果与空单元格的显示效果相同。但两者在公式应用上有明显的区别。

(一)两者的区别

1.从公式的角度来看，空单元格和空文本是一样的。

例如，单元格A1为空，单元格A2为空文本。输入公式 =A1=A2 在单元格A3中，计算结果为真。

2.空单元格的值被视为0。

例如，如果单元格A1为空，请输入公式 =A1=0 在单元格A2中，计算结果为真；输入公式 =A1 * 2 在单元格A2中，计算结果为0。

3.退伍军人管理局

例如，如果单元格A1是空文本，请输入公式 =A1=0 在单元格A2中，计算结果为假；输入公式 =A1 * 2 在单元格A1中，计算结果为#VALUE错误值。

(2)屏蔽空单元格显示0的方法

在EXCEL中，如果公式的结果是对空单元格的引用，则公式的计算结果不是空文本，而是数值0。在某些情况下，数值0和空单元格之间还是有区别的。

例如，下图显示了学生额外的语言测试分数。学生的数学考试成绩说出三个都是空白的。当我们查询这个学生的数据时，在数学一栏显示为0。这个值为0是否意味着学生s的数学成绩是0分，还是没有或者省略了？

为了区分这两种情况，避免公式结果引用空单元格时显示为0的情况，可以在公式末尾使用运算符，强制将引用空单元格的结果转换为空文本。如下图：

此时，尽管程序发现学生的数学成绩单元格是空的，它没有t显示值0，但显示空文本。

不及物动词处理数据计算的几种方法

(一)计算公式结果

输入公式后，您可以通过多种方法计算公式结果，如单击；(即输入按钮)以显示公式结果。

此外，还可以按快捷键计算公式结果，这是计算公式结果最方便快捷的方式。具体快捷键和计算结果如下：

1.[Enter]键：输入公式后，在计算结果时，按[Enter]键选择该单元格下面的单元格。

2.[TAB]键：输入公式后，在计算结果时，按[Tab]键选择单元格右边的单元格。

3.【Ctrl Enter】组合键：输入公式后，按【Ctrl Enter】组合键，在计算结果时保持单元格的选中状态。这种方法可以同时查看数据结果和使用的公式。

4.【Ctrl Shift Enter】组合键：如果是数组公式，要计算结果，必须在输入公式后按【Ctrl Shift Enter】组合键。以上三种方法都不能正确计算公式结果。合并单元格中不能使用数组公式。

(2)使用[F9]键将公式转换为计算结果。

在公式应用中，[F9]键具有公式重算的功能。如果文本插入点位于公式中，按[F9]键，系统会自动将整个公式转换为计算结果。

例如，在按[F9]之前显示公式。见下图：

当我按下[F9]键时，公式结果会直接显示出来。见下图：

提示：使用[F9]键将公式转换为结果后，原公式将被替换。如果要将公式改回来，可以撤消公式的结果。

(3)批量输入和复制公式

1.拖动手柄以复制公式。

在EXCEL中，选中一个单元格后，它的右下角有一个小的实心方块，我们称之为句柄。当您将鼠标光标移到手柄上时，鼠标光标将变成一个黑色的十字形状。通过拖动手柄到需要的位置，可以完成公式的批量复制。

拖动手柄批量复制公式后，自动填充选项按钮会出现在结束位置。点击此按钮，弹出的列表中会出现四个单选按钮：复制单元格、仅填充格式、无格式填充和智能填充。见下图：

在公式应用中，这四个选项的作用如下：

复制单元格：选择此选项，程序会自动将源单元格的所有公式和单元格格式填充到其他单元格中。

仅填充格式：选择此选项，程序只会将源单元格的格式填充到其他单元格中，而不会复制源单元格的公式。

无格式填充 :选择此选项，程序会自动将源单元格的公式填充到其他单元格中，而不会复制源单元格的格式。

智能填充 :快捷键【Ctrl E】，相当不错的快捷键，可以批量从身份证号中提取出生日期，从姓名和手机号中提取手机号，轻松合并多列数据等。

2.双击手柄复制公式。

双击手柄批量复制公式比拖动手柄更快。您只需双击包含公式的单元格的手柄，程序就会自动将公式填充到整个表格的末尾。见下图：

双击后的最终结果见下图：

需要注意的是，双击控制手柄完成公式批量复制时，对数据源的表结构有一定的限制，如下所示：

首先，需要批量复制公式的单元格向下填充在一列单元格中，而不是向上填充在一列或一行中。

第二，批量复制公式的单元格相邻列必须有数据，否则双击句柄无效。

3.使用[Ctrl Enter]组合键批量输入公式。

在EXCEL中，如果一列数据的计算公式相似，可以使用[Ctrl Enter]组合键批量输入公式。首先选择所有结果单元格，输入公式，然后按Ctrl+Enter键，快速输入所选单元格的公式结果。

例如，要计算每个学生的考试总分，首先选择要计算总分的E3:E8区域，然后输入公式 =SUM(B3:D3) ；如下图所示：

然后按[Ctrl Enter]得到所有学生的总分，如下图所示：

4.使用[Ctrl D]和[Ctrl R]的组合批量复制公式

当我们在列表数据中遇到内容相同的单元格时，经常会复制[Ctrl C]粘贴[Ctrl V]，需要按两次键。虽然省略了输入，但还是不够快。当我们需要把公式复制下来的时候，可以使用[Ctrl D]组合键。这个函数其实很实用，因为一般我们都是从上到下填数据。如果这个单元格的内容和上面一样，可以直接按[Ctrl D]组合键。

例如，如果我在单元格E3中输入公式，我需要将公式向下填充到数据表中的最后一个单元格，只需选择该单元格和最后一个单元格的范围，然后按Ctrl D即可完成复制。见下图：

类似于[Ctrl D]的用法，还有[Ctrl R]。两者的区别在于[Ctrl D]向下填充，[Ctrl R]向右填充。

填充相邻列时，只需选中要填充的单元格，按Ctrl R，就会发现相邻左列的数据已经被复制，无需选择源数据。

在填充列时，您需要选择数据源和要填充的单元格，这就是空间填充在新版本中。比如我想把D列的英语成绩复制到新的一列，同时选中D列和G列的数据区，然后按[Ctrl R]完成复制。见下图：

5.使用复制粘贴功能批量复制公式。

在EXCEL中，软件提供了选择性粘贴功能。粘贴选项设置为粘贴公式后，软件只将源单元格的公式批量粘贴到其他选中的单元格中。

例如，我在单元格E3中输入了一个公式，需要将该公式复制到数据表中的其他空白单元格中。首先，复制E3单元格的内容，然后选择其他单元格来填充公式，粘贴word 粘贴在左侧的开始选项卡下，选择公式在弹出的列表中的红框中完成公式填写。见下图：

七、充分利用功能屏幕提示功能

(一)提示功能的功能和语法结构

在EXCEL的最新版本中，程序提供了屏幕提示功能。这个功能默认是开启的，为我们学习函数提供了一个很好的功能。

在单元格或编辑栏中输入等号后，在输入函数名称的过程中，会自动提示以您输入开始的多组函数。单击或按上下箭头查看提示函数的功能，双击所需函数或按Enter键进入单元格。见下图：

在单元格或编辑栏中输入等号、函数名和左括号后，在弹出的屏幕提示信息中会自动显示该函数对应的语法结构。见下图：