卓有成效的管理者如何做好时间管理(更好的管理你的时间)
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很多同学问我,润宗,怎样才能让自己更有价值?
我说,通过自我管理,把优秀变成一种习惯。
什么是自我管理?
现代管理之父彼得德鲁克说过:
一切管理的核心是自我管理,自我管理的核心是时间管理。
好的时间管理应该是能够最大化产出,同时满足自己。
怎么做?
首先,提高自己的料肉比,让自己有价值。
然后,做好时间管理,获得你想要的成长。
你什么意思?
— 1 —
饲料肉比
我先问你一个问题。你猜,是猪肉贵,羊肉贵,鸡肉贵还是牛肉贵?
不买菜你可能不知道。我公布答案:
鸡肉比猪肉便宜,猪肉比牛肉便宜,牛肉比羊肉便宜。
为什么?因为味道更好?
不。因为饲料和肉的比例。
所谓料肉比,就是你喂多少斤饲料,你就能长多少斤肉?
让一只鸡长出一公斤肉需要多少饲料?2斤左右。
猪肉呢?3斤。
牛肉呢?六磅。一般在美国是8斤。
羊肉呢?10斤。
所以,羊肉>牛肉>猪肉>鸡肉。
你不一定要吃羊肉,但如果你想吃,你就得接受它很贵。因为它的料肉比最高,成本最高,所以最贵。
所以,要想“贵”,让自己有价值,就要有足够的料肉比。
— 2 —
鲸鱼般的学习让你变得有价值。
我们作为咨询公司也是如此。
想要“贵”,几乎只有一个办法,那就是提高你的料肉比。
咨询公司的料肉比是多少?
要输出一篇文章,必须先输入10篇文章。要讲一个观点,首先要听10个观点。你得输入很多才能输出少量高含金量。这样,你的文章,你的观点,你的看法都是有价值的。
我对自己的要求是10倍的料肉比。
怎么做?如何改善?
首先,须鲸学习。
我每年花在课堂上的时间不少于1000小时。当然不包括我写课的时间(输出)。我听课的速度快了一倍。也就是说每年只获得2000小时的投入。平均每天6小时。
不会吧?你这么忙,是怎么做到的?
就像那天一样。早上七点半起床,打开手机,连上酒店的蓝牙音箱,开始听。洗脸刷牙后,连接蓝牙耳机,下楼吃饭,继续听。然后出门,在去活动现场的路上听。活动9点开始,我至少听了1-1.5个小时。
活动结束,在航班起飞前2小时到达机场。路上又听了1.5-2个小时。提前下载内容,飞机上2小时。落地后一小时在回家的路上。
那天,我听了6-7个小时。我一天听13-14个小时的内容,因为快了一倍。
得到,(基本上)所有的课,我都买了听。然后听完当天的课,后面有8本《每天听本书》的书。我听得比我得到更新还快。有时候在这里听不到,有时候八本都可以听。
我跟老罗说,加油,加油。再过几个月,估计世界上就没什么可听的了。
但是仅仅听还是不够的。
电子书,微信文章,网页,微博,新闻app,pdf报告,这些都是要经常看的。这些都是草料。
— 3 —
善用工具,事半功倍。
然后,善用工具。
为了这1000小时(2000小时的内容),我买了4个蓝牙设备。
飞机上听的降噪蓝牙耳机。因为飞机很吵。
一款路上听的骨传导蓝牙耳机。
对我来说在上海工作更环保。一般上班坐公交,下班骑自行车共享,落地上海后坐地铁回家。
在这条路上,不能用降噪耳机,或者听不到汽车喇叭声,很危险。所以,用骨传导耳机。
盒子里还有一个蓝牙音响。
有些酒店配有蓝牙音箱,有些则没有。不,我只是用我自己的蓝牙音响。
摘下耳机,用酒店房间的音箱放松耳朵。
在家里,我也有一个防水蓝牙音响。
把它放在浴室。洗澡的时候听。我不怀念洗澡的时候。
现在,我们全家都养成了这个习惯。和小米一起吃早饭和晚饭的时候,要讨论是听你的还是听我的。
有一次,我们开车出去。打开车里的音乐。小米表示:
“听什么音乐。音乐方面有什么知识吗?听到了吧。”
我估计罗老师要是知道这件事,脸上会有个大叔的笑容。
但是,听了这么多,真的能记住吗?
想不起来也没关系。只要你脑子里有一个扎实的基础知识框架,你听的目的就是“过耳”。
一旦你发现一个有趣的案例,一个独特的观点,一个有价值的数据,一个现有知识框架中没有的盲点,你的注意力就会自动集中。
然后,我会在手机上打开一个文件“备忘录”写下来。
这个文件,自动同步到互联网,同步到我的办公室和家庭工作室的电脑桌面。
只要有机会坐下来,我就可以做进一步的研究和整理。
监听设备,蓝牙耳机,备忘录,这些都是喂草料的工具。
但是,真的有必要这么勤快吗?为什么?
因为料肉比。没有足够的料肉比,你的肉可能会很水,你的肉就是便宜的鸡肉。甚至只是鸡汤。
作为一个知识工作者,你的“料肉比”简直太重要了。
— 4 —
GTD日清算管理办法
当我花大量时间思考、工作、输入和输出时,时间管理对我来说是一个巨大的挑战。
我该怎么办?多年来,我一直在练习一种时间管理方法:GTD。
这是一种非常流行的方法,叫做把事情做好,GTD。
如果你有想做的事情,马上写下来,然后扔掉。如果你能在2分钟内马上回复这件事,那就马上解决,不要拖延。如果2分钟解决不了,就扔成“最爱”。
收藏夹是我自己建立的一个文件夹。把所有东西都扔进去,不要管它们。然后每天到了路上,在出租车上,在回家的地铁上,打开文件夹,一个一个处理。
你必须把你要做的事情写下来,然后安排好,让自己一件一件去做。谁来处理这件事?b,我马上处理。c,我以后再处理。分类,分类,分类。直到这个收藏夹里的东西每天都被清理。
不断的放进去,不断的清除。放进去。再次清空。
有点像睡觉。
一个人之所以会犯困,是因为体内的腺苷会越积越多。当它达到一定量的时候,你就会很困,想睡觉。
在睡觉的过程中,腺苷被清空,第二天感觉神清气爽。
当你把东西放到收藏夹里,你就越积越多,相当于你的腺苷积累到一定程度,然后你每天都清空,相当于睡了一觉,第二天又重新开始。
前几天发了一条朋友圈:
我说,终于有自己的周末了,可以安安静静的做自己的事了。
列了十件,完成了八件。轻松的感觉。
— 5 —
我不忙,只是时间不够。
因为我用GTD来管理我的时间,所以我经常说:
“我不忙,只是时间不够。”
你什么意思?
忙是一种带有轻微焦虑感的心理状态。
当你只有两只手,却有十件事要做的时候,你会觉得异常忙碌,事情永远做不完,开始焦虑。
很多人觉得自己辛苦了一天,很焦虑。晚上,他们想睡觉。他们发现还有很多事情要处理,焦虑地睡着了,这让他们更加焦虑。第二天早上醒来,还是没有感觉好一点。
该做的没做,急的没做,就会焦虑。
有同学问我,润老师,你焦虑吗?我说我好像没那么焦虑。
听起来有点像凡尔赛宫,但是为什么呢?
就是因为我把每件事都排好优先顺序,放在收藏夹里,然后按顺序一个一个解决。
睡觉前,每天最紧急的事情都已经清理完毕,眼下也没有什么必须处理的事情,所以不焦虑,想睡就睡。
要知道,只要活在这个世界上,事情就永远没有完。
然而,我们可以摆脱每天重要的事情,这样我们就不会感到焦虑。
所以,我每天的时间还是不够,但是我不忙也不焦虑。
— 6 —
分清轻重缓急,把事情放在第一位。
要想熟练使用GTD,首先要学会分清事情的轻重缓急,然后根据轻重缓急把事情放到收藏夹里。
这就是我们常说的“要事第一”。这是史蒂芬柯维在他的书《高效能人士的七个习惯》中提到的七个习惯之一。
分清事情的轻重缓急。可以用紧急、非紧急、重要、不重要来画二维四象限图。获得四个象限:
第一象限,重要且紧急;
第二象限,重要但不紧急;
第三象限,紧急但不重要;
第四象限,不重要也不紧急。
我们应该针对不同的象限采取不同的策略。
我给你讲个故事吧。在斯蒂芬柯维的书中,他讲述了一个真实的案例。
在一个美国小镇,有一个消防队。救火,那属于什么?它是重要和紧急的。这件事必须马上做。
第一象限的事情就像灭火一样。发现了就要马上解决,杀一个是另一个。
比如计划,明天要提交的论文,马上要开的会议的准备,都放到收藏夹里。
然而,哪里有那么多火要扑灭呢?队员们除了灭火,其他时间还做什么?
他们去小商场、居民楼,检查每个地方的消防设施。记录这个教堂是木头做的,那个商场没有消防通道,那个办公楼没有灭火器。他们就是这么做的。
这些检查是什么?重要,但不紧急。
由于队员们的检查,他们慢慢发现这个镇上没有以前那么多需要扑灭的火灾了。然后消防队员有更多的时间来检查防火措施。
拜访父母,学习,健身,遇见真正的大师,定期拜访客户,招募更优秀的人才,真正的休息等等。这些都是像消防员日常体检一样重要但不紧急的事情。
但是你没找到,因为不急。你经常把它们放回去,然后再放回去,最后它们变成了重要而紧急的事情。
“救火”的事情太多了。如果你没有完成它们,你会感到焦虑,睡得很香。只有多做“检查”,才能减少“救火”。
所以,我们要像消防员一样,优先把时间花在第二象限,花尽可能多的时间,尽早把他们放到收藏夹里。
让我们看看第三象限。有什么紧急但不重要的事?
通知,邮件,电话,各种能不能参加的会议和活动,不必要的社交邀请。
对于这些“嘿,有空就来”的活动,你要轻声但坚定地说:谢谢,所以我不去了。
你正在看书,突然一个未知的电话响了。你应该直接挂掉。
为什么我们没有时间做第二象限呢?
因为第三象限做的事情太多了。
最后一个象限,不重要也不紧急。
无关紧要的事情,比如在公司无聊的八卦,在家打游戏消磨时间,都要放弃。
这种事情是不应该存在的。
除非,你认为这些对你来说是放松和“真正的休息”,但是注意不要对休息上瘾。
这是最重要的,也是我们祖先过去的“优先事项”。
临终遗言
要想“贵”,让自己有价值,提高料肉比几乎只有一个办法。
至于料肉比,可以自由选择。
我对自己的要求是10倍。如你所知,我们希望成为材料与肉比率最高的咨询公司。
要提高料肉比,必须学会管理时间。
今天,我们谈论了GTD的时间管理方法,优先处理事情并将它们放在收藏夹中,然后每天清除它们,睡前无需焦虑。
还先谈到了重要的事情:
主动戒掉“不重要不紧急”(4);
拒绝大部分“紧急但不重要”(3)的事情,直到不到15%;
这样,你可以把65%-80%的时间花在“重要,但不紧急”上(2);
所以,焦虑的来源,“重要而紧急”(1)应该减少到20%以内。
一旦你养成了这些习惯,你会慢慢发现,你不是在管理时间,其实是在管理自己。
做好自我管理,把优秀变成一种习惯。
把时间当成资产,让自己变得有价值。
你对待时间的方式就是你未来的样子。
与你分享。祝福。
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