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我们,让Excel变简单

今天我给介绍一个Excel中收集数据的新 *** !

在传统上,Excel在数据处理方面比较欠缺的就是收集数据了。比如,我们要进行满意度调查,需要在Excel中 *** 调查表,然后把调查表发给所有人,填写完成后,通过邮件发送回来,然后需要将这些返回的调查表汇总分析。问题是,在Excel中,这个汇总的步骤有点困难。我们开发过一个通用的汇总工具,但是只能用于正常结构的数据表格。对于调查问卷这样的非标准表格,而且又有很强的个性化色彩,必须专门开发相应的汇总工具。

今天我们介绍的这个 *** 可以直接将填写好的数据返回到Excel中。

在这里必须首先强调一下,尽管这个 *** 经常用来 *** 调查表,我们举的例子也是 *** 调查表,但是它的应用场景是很广泛的,可以在各种数据收集场景中使用。在本文的最后,我们会讨论常见的应用场景。

1.使用Microsoft Forms创建表单

我们介绍的这个 *** 就是使用Microsoft Forms。

如果可以在这个网站上创建Microsoft Forms:https://www.office.com/launch/forms?auth=1:

使用这个功能需要用微软账号登录(不一定是Office365账号,可以是Hotmail账号,或者Outlook.com账号,如果没有,你可以免费注册一个

点击之一个按钮“新建表单”,出现一个新表单页面:

点击“无标题的表单”,输入相应的标题和描述:

点击“新增”:

可以在表单中增加问题。这些问题包括:

选择文本评分日期

2.表单中的问题类型

不同的问题类型代表了用户填写的不同方式。

1. 选择

如果点击了“选择”,表示要添加一个选择类型的问题:

2. 评分

如果点击“评分”,就会插入一个评分类型的问题:

3. 文本

如果点击“文本”,就会添加一个文本类型的问题:

4. 日期

如果点击“日期”,就会添加一个日期类的问题:

在每个问题的右下角,都有一个:...,这里还有其他选项:

点击这里后,会出现其他选项。这些选项根据问题的类型而不同,基本上大家都很容易明白。有一个共同的选项是“添加分支”,这是用于 *** 那些有分支问题的问卷的。

如果是文本类问题,还有一个选项,是“限制”:

选择该按钮后,文本问题就会添加限制选项:

这里,我们限制这个问题只能回答数字,并且有范围的规定

3.表单预览

在创建表单的过程中和创建完成后,你随时可以点击上方的“预览”按钮,查看最终的展现效果:

这是在计算机上的预览效果:

这是在手机上的预览效果:

4.美化表单

可以点击右上角的“主题”按钮,为表达选择合适的主题:

下图是应用了主题后的预览效果:

5.分发(分享)表单

一旦你创建了该表单,就需要分发出去,让其他人填写以收集结果。

点击右上角的“发送”按钮:

出现发送的面板:

可以点击“复制”,然后将复制的链接发送给需要填写表单的同事,所有人都可以打开该链接填写该表单。

也可以使用其他方式分享该链接:

6.填写表单

拿到这个链接的人,在浏览器中打开,是这个界面:

在手机中打开后是这样的:

填写完成后,点击提交:

7.汇总数据

回到这个网站的一开始的界面,可以看到我们刚才创建的表单:

点击该表单,点击“答复”,可以看到对所有答复的分析报告:

点击“在Excel中打开”:

浏览器会下载一个Excel文件:

打开该文件:

所有的已提交的数据都在这个表格中,右边部分就表单数据。你可以按照自己的需要进行各种分析和处理。

8.应用场景讨论

很多人一开始一定会认为这只是用来做调查的一个表单工具。其实,在很多数据收集的场合这个工具都可以使用,下面是一些这样的场景:

满意度调查员工360评估报名业绩数据提交征求意见进度反馈其他

好了,今天就分享到这里了

微软在Excel之外,有很多不错的工具,Microsoft Forms就是其中之一。实际上,如果配合Excel和其他的一些工具使用,我们可以做出非常强大的流程管理应用工具。在以后的文章中我会陆续给大家介绍

END

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