研讨会技巧(提高开会质量必备的十大技巧)
大家好,今天小编来为大家解答以下的问题，关于研讨会技巧，提高开会质量必备的十大技巧这个很多人还不知道，现在让我们一起来看看吧！
本文目录
怎样组织好会务工作
【案例】小A是刚毕业不久的年轻大学生，进入公司之后，他所处理的很大一部分工作是会议组织事务，可这也成为他最大的一个烦恼。
由于公司领导众多，会议也多，时间和场地总是会出现冲突，再加上没有会议主持人进行管理，总是产生议程混乱，议而不决，冗长低效的情况。领导不止一次地批评了小A，小A也很委屈，学校里的会哪有这么麻烦，随便拉到一个教室，两三句话就讲完了，哪里还能考虑到这么多问题。忧心忡忡的小A来到了李教授的办公室，就他所遇到的问题进行请教。【解疑】小A(以下简称A):李教授，为什么一件简简单单的会议组织我都做不好呢？李教授(以下简称李)：呵呵，看似简单，其实并不简单，它也是一项庞大的系统工程啊。你所遇到的，其实是我们所说的商务礼仪的问题。A:商务礼仪是什么概念？李：商务礼仪是在商务活动中体现相互尊重的行为准则，它是一种行为的准则，用来约束我们日常商务活动的方方面面。它的核心作用是为了体现人与人之间的相互尊重。我们可以用一种简单的方式来概括商务礼仪，它是商务活动中对人的仪容仪表和言谈举止的普遍要求。仪容仪表是指个人的形象。言谈举止是指每一个人在商务活动中的职业表现。A:那么李教授，从商务礼仪的角度来看，怎样才能组织好一场会议呢？李：首先你要对会议的性质有所了解。按参会人员来分类，会议基本上可以简单地分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议，可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。内部会议包括定期的工作周例会、月例会、年终的总结会、表彰会，以及计划会等等。A：每次开会前我总是手忙脚乱，好像有一堆事情需要确定，但却总是等到最后一分钟才定下来，还经常漏掉一些事项。李：年轻人毛躁点可以理解。从商务礼仪的角度，我们将会议分成会议前、会议中、会议后。在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：WHEN-时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。WHERE-地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。WHO-人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。WHAT-会议的议题，就是要讨论哪些问题。OTHERS-会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。A：听您这么一说，我就明白多了，还有一个问题让我经常受领导批评，座位怎么排，怎么坐都很有讲究，可是我一点也不懂。李：在中国传统文化中，十分讲究长幼尊卑之分，同样在商务礼仪中也会面临这样一些需要排定坐次的情况。一般情况下，会议座次的安排分成两类：方桌会议和圆桌会议。如果会议室中是长方形的桌子，包括椭圆形，就是所谓的方桌会议，方桌可以体现主次。在方桌会议中，特别要注意座次的安排。如果只有一位领导，那么他一般坐在这个长方形的短边的这边，或者是比较靠里的位置。就是说以会议室的门为基准点，在里侧是主宾的位置。如果是由主客双方来参加的会议，一般分两侧来就坐，主人坐在会议桌的右边，而客人坐在会议桌的左边。还有一种是为了尽量避免这种主次的安排，而以圆形桌为布局，就是圆桌会议。在圆桌会议中，则可以不用拘泥这么多的礼节，主要记住以门作为基准点，比较靠里面的位置是比较主要的座位，就可以了。A:还有，在会议进行过程中，大家总是没有重点，东拉西扯，该解决的问题没有解决，无关紧要的话反倒扯了一堆，最后搞得大家筋疲力尽，不了了之。李：这就需要一个会议主持人作为议程管理的核心了。一个有经验的会议主持人应该起到以下作用：?介绍参会人员?控制会议进程?避免跑题或议而不决?控制会议时间当然会议之前的沟通也很重要，让大家对议题充分熟悉，有的放矢，不做空谈，能够就重要事项达成共识，这就是一个高效会议的诀窍。A:谢谢李教授，听完您这番话，我对以后的工作充满了信心，不会再犯向以前那样幼稚的错误了。李：呵呵，年轻人犯错误，连上帝都会原谅的，我再提醒你几点。在会议完毕之后，我们应该注意以下细节，才能够体现出良好的商务礼仪。主要包括：?会谈要形成文字结果，哪怕没有文字结果，也要形成阶段性的决议，落实到纸面上，还应该有专人负责相关事物的跟进；?赠送公司的纪念品；?参观，如参观公司，或厂房等。?如果必要，合影留念。有始有终，才是一个负责任的会议组织者。会议记录的常用方法
1.分专题归纳法。
这种写法一般适用于大中型工作会议、议题较多的办公会议。即按照会议议定的事项或内容，划分为几个专题，用小标题加以归纳，而后分项叙述。这种写法侧重于横向分析阐述，包括对目的、意义、现状的.分析，以及目标任务、政策措施的阐述。利于全面领会、深入贯彻。
2.分层次归纳法。
这种写法多用于小型会议，或议题单一，意见集中的会议。即把议定事项按照内容分成若干层次分别叙述。这种写法侧重于纵向分析阐述。每个段落的首句，经常使用“会议学习了”、“会议认为”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议强调”、“会议号召”等惯用语。
3.分段落归纳法。
这种写法多用于议题虽然单一，但内容丰富的会议。如学术专题研讨会、经验交流会。即把会议议定事项按照不同内容或问题分成若干部分，每部分谈一个方面的内容。并明确标示出“一、关于什么什么”、“二、关于什么什么”、“三、关于什么什么”……。
4.集中概述法。
这种写法类似于消息、简讯。即把会议概况，主要议题，会议共识、议定事项等，用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。
5.发言提要法。
这种写法适用于征求各方面意见的会议或座谈会。即把会议上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。
实际上会议纪要的写法还不止这五种。理论总是灰色的，公文写作的实践总是绿色常青。许多会议纪要，往往是以一种写法为主，参杂其它写法，要根据会议及单位的实际情况，活学活用，参照以往常用的格式、常用的写法，才是领导所习惯的。
提高开会质量必备的十大技巧
01
明确会议目的
开会的目的是什么？需要解决哪些问题？相信每一个管理者在开会前都会有深刻的认知。除了认知开会的结果，还要注意采取的会议形式，比如是宣读表彰结果，那么就可以是表彰会，树立典型示范效应最重要；如果只是有议题，没有成形的结果，那就可以安排讨论会或座谈会。
02
确立会议时间
开会需要有一定计划。时间表就好像是一幅地图，指导着开会目标的完成。对时间的安排可以进行讨论和展示，而且可为每一部分设定大致的时限。时间表还可以不时地提醒管理者进行到了哪儿，下一步该如何把握或控制。
03
善于倾听
切记不要在真空中开会，会议不是一个人演讲的舞台。要注意：
1)倾听他们说什么和怎么说
2)观察参与者的肢体语言，消极的态度通常表现为：
眼珠不停地转动
极力避免眼神的交流
把胳膊和腿相互交叉
将胳膊折叠放在脑后，身体后倾
频频离开会场
3)当你注意到一个问题，仔细听清它所表达的含义，这样你才能作完整地回答。运用以下技巧，你可以取得更佳的效果：复述他们的问题，使你对问题的理解更充分，不要一味反驳。
04
会议中学习
注意！开会的目的是传达公司的精神或领导者的思想，要想让大家认真开会，必须要让职工学会在开会中学习。如果学习场所偏离得较远，而且持续时间较长，将有可能使你的参与者失望。如果不能在工作中运用所学到的方法，将无法衡量学习效果，而这恰恰是培训成功与否最重要的指示剂。
05
轻松开会
如果有轻松的会议环境人们可以更好地领悟会议精神，且身心愉悦，会议组织者可以通过以下方式让参会者保持轻松的心情：
1)讲一些合适的笑话
2)自我解嘲
3)用一些奇闻、轶事来解释枯燥的理论
4)进行一些简短、有趣的游戏
06
保持良好的开会氛围
1)尊重与会者；
2)适当提供茶水、笔纸等用品；
3)适当播放一些背景音乐、图片、幻灯或影像资料；
4)提供一个安全、安静、安心的会议场所；
5)适当安排休息；
07
调动参会积极性
为了提高会议效果，会议组织者可以通过眼神交流、适当邀请参会者发言、表扬与会者、给予发言或展示机会、给予目光或言语反馈等方式提高与会者参会的积极程度。
08
应对不良表现
有时会有这样的情形，有人看上去冷淡、不友好或者比较内向，管理者应主动干预。在很多情况下，干预此类表现可以起到影响其他人行为的作用。会议组织者可以试图：
1)接近他
2)让他意识到你正在关注他
3)把注意力放在问题上，不要进行人身攻击
4)倾听他的任何抱怨
5)提供帮助，在你力所能及的范围内
09
保持会议的权威
会议需要解决问题，参会者对会议一般有很高的期望。所以，管理者需要周密部署会议进程，如果事情并不象计划的那样顺利，你应试着略作调整：
1)不要为任何不足道歉，你的参会者可能并没有意识到那是一个问题。
2)处理问题时要有自信。软弱和缺乏果断将会使参会者丧失对会议的信心。
10
总结
在会议结束时，总结回顾一下开会的主要内容。可以通过如下方式进行：
1)管理者做一个简短的总结
2)请参会者代表复述会议要求是什么
讨论会发言技巧
参加讨论会，在会上的发言技巧主要考虑下面几点:
第一，如果提前知道要发言，而且做好了发言准备，讨论会上也不是按照排序逐一发言，那么可以在听过三到四个人发言后，主动要求发言。
第二，如果讨论会前知道要发言，但是觉得自己准备的不够充分，会上也不是按照排序逐一发言，那么就争取主动，第一个发言。
第三，如果提前不知道会上还要发言，是临时性的，那么就可以先让别人说，自己抓紧准备。如果被领导点名先发言，可以简短地、大概地说说体会，表个态。
会议的方法包含
1、报告式：较为传统的一人讲大家听模式，适用于严肃会议，如各类法定会议、全体会议等。
2、研讨式：研讨会具有较强的科研性质与会者通常都已经或正在研究一个项目、专业兴趣进行交流探讨实验一个产品或制造某它适用于专业性较强或制造某件东西大家就共同的的会议人群。
3、座谈式：座谈会是每位发言人轮流就议题发表自己的见解，发言者之间可以交流，与听众之间也可以交流，是一种较为灵活、便于互动的会议它适用于上下级或部门间的沟通交流。
4、现场式：现场办公，现场处理它适用于高层领导下基层或突发事件的处理。
5、联谊式：联谊式的特点为互动互补，多部门、多人群联合召开，形式活发一般机关、企事业剖乍单位常用这种模式召开联谊会的单位或人群通常有互补性，如城乡联谊、军民联谊等。
6、庆典式：庆典式是指庆祝性或商务性活动会，适用于特殊时间(如节日等)或具有商务、公关目的的会议。
7、讲座式：讲座式会议常由一位或几位专家进行个别讲演，讲座的规模可大可小观众在讲座后可以提问，有时主办方也会不安排观众提问。
8、论坛式：论坛式也可以称为沙龙，模式较为灵活，通常由有共同兴趣爱好的人聚集在一起进行;也可以有许多的听众参与，并可由专门小组成员与听众就问题的各方面发表意仄吓口看法听众与发言人之间、发言人与发言人之间都可以自由交流主持人主持讨论会并总结双方观点，允许听众提问。
如果你还想了解更多这方面的信息，记得收藏关注本站。
