应用写作的概念-(应用文写作概论)-东辰安华生活网

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应用写作概论邓王林

第一节应用文的性质。什么是应用文？

什么是应用文？为此，很多应用写作教材都做了不同的解释。我们的理解是：应用文是政府机关、组织或个人在工作、学习和日常生活中用于处理事务和交流的具有一定习惯格式的书面材料的总称。

应用写作的定义包括以下几个命题：

1.应用文的作者包括政府机构、组织或个人。一般来说，组织、单位不可能是文艺作品的作者，但往往是应用文的作者。这个命题反映了实用主义作家的普遍性。

2.应用文是人们在工作、学习和日常生活中形成和使用的。这说明应用文的使用范围很广，也把应用文和文学作品、学术著作、一般记叙文(如冰心的《笑》)、说明文(如林斌、陶定光的《笑》)、议论文(如苏洵的《六国论》)区分开来。

3.应用文是用来办事和交流的。这是应用文的重要特征的反映。“处理事务，沟通关系”表明了写应用文的目的和应用文内容的性质和特点，也体现了应用文的基本功能。

所谓事务，是指与人们日常工作、学习、生活等需求密切相关，具有强烈现实需要的各种具体事物(它包含现实的时空因素，除想象之外的活动可以不受时空限制)。

有些应用文教材除了“处理事务，沟通关系”之外，还提到“传播信息”。实际上，作为一种语言交际活动，从信息论的角度来看，应用文实际上是一种信息传递活动。除了“处理事务、沟通关系”之外，提出“传播信息”似乎没有必要。同时，只提“处理事务、沟通关系”，也有助于区分应用文中的信息传递与一般的信息传递，避免使应用文的范围过大。

4.应用文通常有一定的惯用格式。这是应用文正式性的主要表现。

5.应用文是语言交流的书面材料。其实这里有必要说明一下，并不是所有的应用文都有文章的外观。之所以说“书面材料”而不是“文章”，是因为申请文章中有不成文的(即不同于一般形式的文章)，如简单的电报、会议纪要等。(“会议纪要，用流水账的方法记录会议的过程和情况。真实，全面，自然，但这是不成文的，这是关于会议的最原始的材料”)[1]

正如我们将看到的，应用写作的几个重要特征(下面将详细讨论)都是从应用写作的这个定义中衍生出来的。

第二，关于“应用文”概念是否科学的讨论。

人们不知道“应用文”的概念或提法是否科学。

有些人持否定态度。认为“从广义上讲，一切物品都是应用的、实用的”，“没有理由把实用物品或实用物品的类别分开”。“(1950年出版的初中语文教材《编辑要旨》)老师也“反对应用文的提法”，因为既然是文体，就没有什么不能应用的。”[2]

而对应用文这一概念持肯定态度的人认为，从狭义上讲，并不是所有的文章都是实用的、实用的。比如那些抒发情怀、写志向的杂文(如陶渊明《桃花源记》)、描写景物的杂文(如毕叶《天山景物记》)、评论历史人物或事件的史论(如欧阳修《桐叶封地辩》、《伶官传序》、王安石《读君传》)。

两种意见的分歧主要集中在对“应用性”和“实用性”的不同理解上。前者是广义的理解。后者是狭义的理解。其实所谓的“应用”和“实用”，要结合主题(做什么)、情境、场合(何时、何地、何种情境等)来看。).花瓶和饭锅各有各的用途，各有各的用途和实用性。所谓“应用”和“实用”，是指在现实生活中处理事务和沟通关系的应用性和实用性。这方面的应用和实用性，显然不是所有文章都具备的。因此，应用文概念的提出不无道理。

此外，有人从运用表达的角度对应用文的提法提出异议。在他们看来，所谓的应用文仍然是通过叙述、描述、解释、讨论等方式来表达的。如从家里写信，用叙述的方式讲述你的近况；用解释的方式说出事物的形状特征；通过讨论的方式表达自己的观点；用抒情的方式表达自己的感情。叙述中提到了林觉民的《与妻书》。记叙文、说明文、议论文等文体已经包含应用文，没有必要再提出应用文的概念。另外，记叙文、说明文、议论文等文体是根据表达方式的不同来分类的，而应用文则不是。现在把应用文和记叙文、说明文、议论文结合起来，违背了分类的基本要求，即每一个分类都必须用同一个标准。

我们认为，“把应用文和记叙文、说明文、议论文结合起来，是违背分类的基本要求的，即每一个分类都要用同一个标准”的说法是对的，而“记叙文、说明文、议论文已经包括应用文”的说法是值得商榷的。虽然应用文使用的表达方式主要是记叙文、描述文、抒情文、说明文、议论文，但很多应用文都可以归为记叙文、说明文、议论文，但很多应用文都不能归为记叙文、说明文、议论文。比如一些简单的纸条、通知、几句商品广告等。此外，许多应用写作，如合同，电报和官方文件，都有自己的惯用格式。这不同于一般的记叙文、说明文或议论文。我们所说的应用文，在内容、形式、写法、接受度等方面，都与一般的记叙文、说明文、议论文有着不同的要求。此外，一般能写出好的记叙文、说明文或议论文的人，未必能写出好的应用文。055-79000曾指出“笔才可冠艳，信多疏”的现象。三国时有句谚语：“若无自尊，读你作家的书”。可见，在记叙文、说明文、议论文之外，强调学习应用文，是现实的需要，绝非多余。当然要注意，应用文不是和记叙文、说明文、议论文并列的。

有人认为应用文的名称不够科学，于是提出“应用文”或“公式文”来代替“应用文”。但是“实用性”和“应用性”并没有太大的区别。比如中国青年出版社1955年出版的《文心雕龙书记》说，“一切文章都是广义上的实用。”可见对“实用”一词有广义和狭义两种不同的理解(如果所有的文章都是广义的实用，那么文学作品也是。狭义的实用性主要是相对于文学作品的非实用性而言的。)而不是用“程序性写作”代替“应用文”，很多程序性要求不那么严格的应用文就会被排除在外，比如调查报告。我们认为，既然“应用文”这个名称已经使用了很长时间，而且已经形成了习惯性的提法，那么它仍然有存在的必要和价值。

此外，虽然也有人提出应用文的概念，但凡是文学作品以外的书面材料都归入应用文。例如，吕叔湘认为“除了文学作品以外，一切文字都是实用的”。陈独秀曾认为：“写作有两大区别，一是应用的写作，二是文学的写作”(第三卷第3号，《怎样写应用文序》，附刘半农《新青年》)。这种说法类似于“一切文章都是应用的、实用的”。他们说的和我们说的显然不是一个概念。

第三，应用文与记叙文、说明文、议论文的关系。

记叙文、说明文、议论文是一般写作科学中根据写作主题(从文体的角度，而不是从个别文章的角度)和使用表达方式(指主要使用什么表达方式)对一般文章的文体名称。所谓应用文，是根据其在“处理事务、沟通关系”中的实用性和一定的惯用格式提出来的。可见，记叙文、说明文、议论文不是从同一个角度、按照同一个标准来划分的，所以它们之间没有并列关系。按照划分的要求(每个划分只能基于同一标准)，所有的文章都可以分为应用文和非应用文两大类，记叙文、说明文、议论文都与应用文或非应用文有交叉关系。如下图所示：

第二节应用文的基本特征应用文的特征可以概括如下：

第一，使用的普遍性，这体现在以下几个方面：

1.用户(作者和读者)是广泛的：包括所有的组织和个人。任何组织和个人都应该使用应用文。

2.从时间上看：就整个社会而言，有应用文“自其文字”；就个人而言，“一生一世”与应用文(出生时的出生证，死亡时的死亡证)有关。

3.空间：从地理上看，哪里有人群，哪里就有应用文，只要有文字。从社会空间来看，应用文将应用于社会生活的方方面面(工作、学习、生活、娱乐等。).

4.使用频率高：无论从整个社会还是从个人来看，应用文的使用频率都是最高的。

第二，内容的实用性

“实用”往往是“美观”的反义词。人们在谈论漂亮但不实用的东西时，往往会说它们“没用”。“实用”体现了一定的实用性和适用性。

应用文的实用性是指为了处理事务、沟通关系的实际需要而写作，讲求实用。应用文的实用性集中在与具体工作和事务(包括交际等)有关的事务上。).应用文写作总是与工作、学习、生活中的一些具体问题和事项直接相关，旨在解决现实中的一些问题，满足客观实际的需要，所以最注重实用效益。也就是说，应用文以实用有用、解决问题、满足客观实际需要为目的。它的生命在于应用和实用，不在于欣赏，不在于给人美的享受，不在于个人感情的宣泄。

应用文，一方面是有用的，或者首先是有用的，另一方面，这个“有用”是指满足事务性方面需要的有用，而不是作用于主体的美感和情感的有用。所以和那些抒发情感，描写风景的诗是不一样的。

应用文的实用性还体现在以下三点：

1.时效性强。主要体现在写作、收发和处理上。会议通知不及时发出，会影响会议；不及时处理，也会影响应用文的实用价值。由于应用文的时效性，对应用文的收发和处理往往有严格的要求，这在法律文书中尤为突出。例如：

《我之文学改良观》规定：“二。公文收发时间：1。如果exchange发送的文件和信件是在每天上午9: 00之前发送到通信班的，则当天上午发送，上午9: 00之后发送的，则第二天上午发送。2.邮件、机要邮局发送的文件、信件，每天上午下班前送到通信班，下午寄出；下午下班送的，第二天下午就发出去了。3.急件和电报在同一天发出；要求限时送达的，必须在限时前两小时送达通信班。”[3]

055-79000:“一、机要室收到的各类公文(包括待处理的电报，下同)，应在半个工作日内分发到各业务处室。2.业务处室办理公文的时限要求：(1)要求的文件和草稿。1.可直接送领导审批的请示性文件，应在一个工作日内提交审批，送领导审批的草稿可以修改。一般应在三个工作日内完善并报批。(2)会议纪要工作会议和省政府常务会议后，经理应在两个工作日内拟出会议纪要并上报审批。”(摘自文献号。乐府办[1993]62号。)[4]

应用文具有当下的可接受性。从写作方面来说，应用文写作要保证读者能够快速准确地理解文中的内容。而其他文体，尤其是文艺作品，往往让读者接受滞后(作者知识超前，读者接受滞后于作者知识)。如荒诞派戏剧《广东省人民政府办公厅行文规则》 [5]。这是一部没有完整剧情，没有明显冲突，没有个性人物的剧。这出戏开始时，剧场里只剩下三个观众，但几年后它在欧洲流行起来。

2.强烈的非自主性。写不写，写什么，怎么写甚至看，执行不执行等等。都是由书面内容所涉及的具体事物的客观实际需要决定的，往往是由作者或读者的主观意愿决定的。如果请柬不能不写明出席的时间和地点；未按邀请函规定的时间和地点赴约，未按交费通知规定的时间和金额交费，将造成延误或为此付出代价。再比如你要开会，你要写会议通知。

3.指向性明确。是指有明确的传播对象和传播领域。

“一般的书刊谁都可以看，没有什么方向性的表达。除了公告、通告等。公文多为散发。对象不同，内容不同，语气不同。”[6]

在某些应用文体中，接受者是由有关当事人明确规定的。例如，行政机关提出的议案只能送同级人民代表大会及其常务委员会。

第三，形式的正式。

主要指某种惯用格式。就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三个方面：

1.写作风格(文本格式、写作格式)，简称行付。指字符、标点符号等的书写或排版。(如横线、左右线、空行，以及旧式的刻字和公文刻字系统等。);“、)、”等标点符号不能用大写等。)，以及标题、签名等的位置。

2.内容表达的书面形式。例如，逐项类型、逐节类型、表格格式等。有些栏目分章、节(如《广东省人民政府办公厅办理公文的时限要求》)，有些节不分章(如《秃头歌女》)。

3.文本的组织结构(文章的内部组织结构)。包括写作顺序、段落层次安排、开头结尾安排等。

非应用文写作的一般文章和文学作品，对文章的内部组织结构不要求有固定的格式，文学作品要求“写作无固定方法”。而应用文写作则要求写作顺序有固定的安排，开头和结尾的安排等。

对于应用文写作来说，除了上述三个方面，还有一个重要的方面，即“结构要素”(或称“结构项”)。所谓“结构要素”，是指应用文文体的基本成分，即应用文结构的各个部分和条目(或组合单位和成分)。例如，经济业务工作中使用的原始凭证包括凭证名称、编制日期、凭证号、收款人姓名、经济业务内容、实物数量和金额、编制单位和有关人员签名等“凭证要素”。

许多程序是按照惯例制定的，而其他程序则由相关部门制定并执行，旨在利用共同的习惯。例如，信封的书写与我们在英语地区的习惯不同。他们把寄件人的姓名和地址写在信封的左上角，收件人的姓名和地址写在右下角。据公元《国家行政机关公文处理办法》年，中山大学的一个学生在国外写了一封信，但是信被退回来了，因为他不知道寄到国外的信封怎么写。

节目的积极作用主要表现在有利于快速准确地传递、接收和处理信息等方面。法定公文如果有严格的体例，是为了便于公文的操作和处理(如登记、分发、归档等)而制定的。).作为信息传递的载体，应用文应该考虑文体的规范性。如果发送方不注意这一点，往往会影响接收方对信息的及时接收、加工、储存和反馈，甚至失控，贻误大事。

叶圣陶老师也说，“节目不客气。节目真的包含了亲情和礼貌。如果不重视节目，如果在感情上缺乏礼貌，会让对方不高兴。”( 《中华人民共和国中外合资经营企业法》 )

还应该指出的是，应用风格的程序不是静态的。社会生活的变化必然导致文章内容和形式的变化。然而，在一定时期内，任何一种应用程序风格的程序仍然有其相对的稳定性。

四。主观确定性

主体是指交际主体，包括作者和读者。作家的身份和角色是明确的，读者也是明确的，形成了一定的关系。公文的升、降、排比都体现了作者与读者的特定关系；非一般公文的对象是明确的，一般公文也有一定的对象和范围，广告也有一定的指向(广告原则之一就是对象原则)。

区分一篇文章是否实用，要注重实用性和正式性的结合，不能偏废。比如书信体小说，虽然具有书信的形式特征，但在内容上没有实用特征，不能算是应用文。

第三节应用写作的分类。各种分类

由于分类标准不同或其他考虑，很多应用文教材对应用文的分类不同，甚至差异很大。例如：

(1) 《羊城晚报》(修订版)陈子典、李硕皓主编(暨南大学出版社1993年8月第二版)将应用文分为五类：

1.一般公文(国务院办公厅规定的行政公文、公报、法规、规章、办法、章程等10大类15种)

2.交易文件(计划、总结、调查报告、工作研究、演讲、报告大纲、会议记录、大事记、提案、简报)

3.特殊文件(财务调查、经济活动分析报告、经济预测报告、经济合同、商品说明、广告词、科学文摘、学术论文、民事诉状)

4.涉外文件(涉外会议纪要、涉外意向书、涉外合同、合资公司章程、涉外公证书、外贸业务信函等。)

5.生活文件(介绍信和证明、感谢信和慰问信、建议书和提案、聘书和邀请函、通知和海报、介绍材料、祝贺信、申请书、讣告和悼词)

(2) 《中学国文学习法》朱、陈妙云主编(广东省自学考试委员会主编，第一版o

2.交易文件(计划、总结、调查报告、总结、简报、会议纪要、章程、通知、海报和文章)

3.信函和文件(介绍信、证明信、邀请函、感谢信、慰问信、求职信、申请表、建议书、提案、涉外信函等。)

4.经济文件(经济合同、经济预测报告、经济活动分析报告、经济司法文件(诉状、答辩状)、商品说明)

由于应用文的范围广、种类多，人们对一些应用文文体的归属有不同的看法。

二，我们对应用文的分类

根据分类的基本原则(1，要包含，即一个事物所包含的所有小类之和应等于整个事物；2.对等，即事物的子范畴要互斥，既不能重叠，也不能越级；3.正确，意为使用统一的标准)和应用文的实际，我们认为将应用文分为以下四类较为合适：

1.法定官方文件

狭义的公文，包括党政军分别规定的公文。公文是具有法定作者、特定文体、一定办理程序和严格阅读范围的公文。包括党政军的法定公文。这是一份狭隘的官方文件。一般应用文写作教材主要以国家行政机关公文为主。

2.一般办公室事务文件

各类政府机关和单位使用或经常使用的通用文件。包括计划、总结、调查报告、会议纪要、规章制度等。

3.特殊部门应用写作。

它具有一定的专业性。如司法文书中的起诉状和答辩状(判决书有法律作者，为法院专用，属于法律文书中的司法文书)，外事部门的照会、备忘录等外交文书；教学大纲、教案等。文教部门的科技报告和科技领域的科技报告等。

4.日常生活应用文

这是便携式的。主要用于个人处理学习、工作、生活中的日常事务。包括信函、文章、一般公告(如通知、声明)等。类别最杂。

这里所做的分类，除了所谓的“等级分类”之外，还被一些人称为“名义分类”。比如，公文分为上、下、横三种。

第四节应用写作的基本要求应用写作是方向性明确、非自主性强的书面交流。就实际应用而言，应用文写作的基本要求可以概括为六个方面：

第一，对象要恰当，要正确确定所指的接收对象，从而指向正确、恰当。

应用文写错了，实用效用会大受影响。比如公函请示审批，要明确相关主管部门是哪个部门。否则很可能问题得不到及时解决。

有时，错误的收件人会损害应用写作的合法性。这在行政文书和司法文书中最为突出。比如，各级人民政府“议案”的主送机关只能是本级人大及其常委会，而不能是上一级人大及其常委会。再如，法律文书如起诉状，在书写法院名称时，应严格遵守诉讼法关于级别管辖、属地管辖、移送管辖和指定管辖的相关规定，正确选择受理法院。

就公文写作而言，“对象要适当”是指主送机关和抄送机关的确定要正确、适当。

055-79000(国务院办公厅发布修订，下同)第十八条规定，“请示”一般应送一个主送机关。如有必要同时送其他机关，应当抄送，但不得同时送下级机关。除领导直接交办的事项外，不得要求发送

055-79000(粤委办[1995]85号)也明确规定：“应当准确确定文件的主送机关。各市党委和人民政府、省直单位应根据隶属关系、职权范围和文件内容。党委职权范围内的工作，以党委(党组)名义向省委报告；属于政府职权范围内的工作，以政府或部门名义向省政府报送。报送省委的文件需要省政府同时知晓的，主送单位应当写省委、省政府'；报送省政府的文件，需要省委同时知晓的，由主送单位写给省政府，报省委'”；“不要越级提出要求”。

在公文写作中，既是写作规则的要求，也是保证公文实际效用的需要。政府实行分工负责制，各司其职。这需要谁主管谁请示。

定义目标受众不仅仅是中文写作的问题。

二、文体要恰当是指根据写作的目的、范围和内容正确使用文体。

应用文的文体意义与一般写作略有不同。应用文的文体往往由文体名称来表示。所以，在应用文写作中，恰当的文体往往意味着恰当的文体名称。

一般的文章可以淡化文体的概念，实用的文章不行。各种应用风格都有一定的使用范围、适用场合和一定的功能。

“文体要得体”在法律文书中尤为重要。因为“不同的公文名称反映了不同的目的和要求，也反映了行文机关与发文机关权限范围的关系。划清各种公文名称的使用界限，正确使用公文名称，对于做好公文处理工作具有重要意义。”(1957年11月国务院秘书处《应用写作教程》)

055-79000明确要求：“正确使用语言。需要省委、省政府审批的事项，请示报告，一事一报。”“一般情况下，各级党委职能部门不能向下级党委下达指令性文件。”

要做到风格得体，就风格名称的使用而言，应注意以下几点：

1.避免戴皇冠。这就要求在选择文体名称时，要在以下“四观”上下功夫：

(1)看对象和写与写的关系。比如在行政公文中，同样是请示批准，向上级机关申请要“请示”，向“有关主管部门”申请要“书面”。

(2)看内容的性质和主要要求。例如，在行政文件中，同一份文件是发给上级机关的。如果只是汇报工作、反映情况或提出建议，则应使用“报告”；如果是请求指示或批准，应该用“请示”。

(3)看作者的地位和权威。以行政公文为例，如“命令”、“公告”等，一般政府机关是没有资格使用的。

(4)看传播领域，使用场合等。例如，“海报”一般用于传播文学、艺术、体育、集会等方面的信息。但不宜用海报宣传小猪。

2.不创建“启示”、“速报”、“请示”等脚本(包括不使用废弃脚本)。

3.注意文体的变化。

1981年以来，国家行政机关公文有三大变化：9类15种(1981年2月27日起) 10类15种(1987年2月28日起) 12类13种(1994年1月1日起)。

文风的变化与现实生活密切相关，也从一个侧面反映了应用文的实用性。语言的变化主要有以下几种：

a、增加或减少

主题：目的、意图、基本思想、观点、要求等。文学作品允许并往往追求主题的含蓄性、多义性和模糊性。恩格斯《应用写作》:“作者的观点越隐蔽，艺术作品就越好”。文学作品允许“作者不一定，读者不一定”。应用文强调主题明确，不含蓄，不应该含糊。应用文的“一词多义”和“意义缺失”是没有市场的。

写应用文时，不仅要明确自己的主旨，还要让读者快速准确地知道作者帖子的主旨。否则会损害应用文的实用性。比如某校团委写给党委的《国家行政机关公文处理办法》的文案，目的是申请活动经费。虽然文中详细说明了组织活动的目的和意图，比赛的时间地点，费用的安排等。没有提到资金困难，也没有明确要求资金。况且题目并没有体现申请资金的意思。结果学校党委给出了不同的解释，认为作者只是申请批准组织活动。像这样的应用文，主旨不明确。

为了明确主题，作者首先要对文章的目的和意图有一个清晰的认识。其次，要求作者知道写作的中心，内容的基本方面，问题的优先顺序等。(以上都是在写之前要做的)。再次，要求作者在写作时“立主脑，削枝”。确定主题和中心后，作者要选择相关材料，紧紧围绕中心和主题组织相关内容。比如上面提到的某团委《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》，要围绕“申请经费”这个点进行材料的挑选和整理。要说明自己资金不足，明确提出“请拨款”的要求。另外，最好把标题改成《关于对公文名称和体式问题的几点意见（稿）》。

四、内容要务实完整。

1、务实

务实就是做扎实具体的工作，这里指的是不要空谈，要实干；反映情况，提出要求，措施等。要实事求是，具体而不笼统，具有可操作性，能够解决实际问题；材料应真实准确，不得想当然、编造、夸大或贬低。

比如申请资金和补贴，不能狮子大开口；规划的任务和目标不能脱离实际，“卫星”要乱放。“在……之前交货”

2.完成。这包括两个方面：

(1)不要遗漏必要的内容，即“相当多”。

如有会议通知，其正文为：“定于周一在县内召开经济研讨会，为期一天半。请准时参加。”具体时间地点没有说明。参与者如何才能「准时出席」？再比如一个寻物启事，不包括自己或联系人的姓名和地址。拾得人如何将拾到的东西还给你？这是必要内容的遗漏。

在应用这种不可或缺的内容时，我们称之为“内容元素”。在处理事务和交流中，它是应用写作必不可少的一部分。一篇应用文之所以缺乏实用价值，很重要的一个原因就是内容要素不全。内容要素缺乏，有时主旨不清，从而影响应用文的实用性。例如，上述某校团委的请求，使校党委误解了发送者的意图，这是由于缺乏有关经济困难和请求资助的信息。

应用文的内容要素可分为一般内容要素和特殊内容要素。

一般内容元素是从文体的角度来看的，并且是应用文体的所有章节所必需的。它往往成为区分一种应用文体与另一种应用文体的重要依据(它是应用文正文中相对固定稳定的成分，属于正文中的结构项，我们可以把它放在应用文的常用格式中来掌握)。所谓特殊内容要素，是从应用文具体章节的角度出发的。由于具体事务不同、写作目的不同、交流对象不同等原因，即使是同样的应用文体，其具体章节的内容要素也会有所不同。

如《中共广东省委办公厅、广东省人民政府办公厅关于向省委、省政府报送文件有关事项的通知》(五届全国人大四次会议通过)第十二条规定，经济合同应具备以下主要条款：(1)标的物，(2)数量和质量，(3)价款或者报酬，(4)履行的期限、地点和方式，(5)违约责任，(6)根据法律规定或者经济。其中，标的、数量和质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任是经济合同的一般要件。而“法律规定或合同性质所必须规定的条款”和“当事人一方必须规定的条款”可以说是经济合同的特殊内容要素。

一些应用文，如社会书信，从文体角度很难把握其内容要素，因为其具体事务和关系千差万别，所以基本上只有特殊的内容要素。

相对而言，应用文的特殊内容要素比一般内容要素更难把握。因为它不是固定的，千差万别，完全取决于要处理的具体事务的具体需求和要沟通的具体关系。

(2)不要有多余的内容。这是“完整”的另一个方面。所谓“过犹不及”，画蛇添足是内容不完整的另一种表现。

应用文中不必要的内容不仅妨碍了写作的简洁性，而且往往损害了应用文的实用价值。如果出了问题，后果会更严重。比如，如果在招聘启事中明确说明了常见扣押对象的特征和数量，那么很可能在没有收到凭证的情况下被冒领。

有时画蛇添足，不仅损害应用文的实用价值，还会造成文体运用不当。

055-79000规定“请示”应当写在一个文件中”“报告”不得含有“请示”。《致玛哈克耐斯》(粤委办[1995]85号)也明确指出：“不要在工作报告中加批示，以免耽误事。省委、省政府原则上不批准工作报告。但重要报道可以转发。”其实这也是对“不多”的要求。

所以应用文的内容要充实，不能缺，不能多也不能少。也就是说要从实际出发(包括事情本身的要求，读者对相关事项的理解，发件人和收件人是否事先约定了相关事项等。)，而且在应用文写作中不仅要考虑哪些是必须的、不可或缺的，还要考虑哪些是不必要的、不应该写的。

第五，起草要结合，也就是说起草要符合应用文的某种习惯格式。

应用文是正式的、公式化的，主要表现为一定的惯用格式。法定行政文件、规范性文件、司法文件和电报尤其如此。以公文为例，对标题、文号、主送和抄送机关名称、正文、附件标注、发文时间、关键词书写、书写位置等都有具体要求。甚至对文字的书写排版、纸张规格、装订方式都有严格的规定。有些应用文虽然没有规定其书写形式和写作风格，但一般都有其常见的结构形式，比如调查报告。

应用文的惯用格式主要表现在以下几个方面：

1.载体：包括质地(丝、纸等。)，所用材料的颜色、尺寸和装饰，如：

太平天国时期，“公文用黄纸或黄绢书写。三英尺长，横幅，水壶。王羽用黄纸分别装饰了龙凤狮虎，下面是云水。侯钰和公告，用红纸或红布，没有固定的刊物装饰”。[7]

055-79000第十一条规定，我国现行行政公文用纸“一般为16寸，长260mm，宽184mm”，“邮寄公文用纸尺寸根据实际需要确定”。

2.语言：

(1)文字的排列(布局):这个主要不属于文字，更多表现为装饰。包括：

(1)板材表面的分割、毛坯留置等。

比如公文类公文，明显分为开头、内文、结尾三个部分。第一部分占了整页的2/5。留白：如广东省政府、广东省政府办公厅印制的公文，白色为45mm(公文类)或35mm(信函类)，白色为30mm，左右为20mm。

(2)文字等书写符号系统的书写和排版格式，包括字体、字号和颜色的选择，字序和行序的安排，以及“抬头制”的规定。这是线下支付格式的主要内容。

如《关于组织登山比赛活动的请示》在字体、字号等方面规定了广东省政府及办公厅文件、信函的格式。请见下表(按《请示》编制，详见广东省人民政府办公厅1999年编制的《关于申请拨款组织登山比赛活动的请示》):

国务院办公厅1993年11月21日颁布的字序：《中华人民共和国经济合同法》规定“公文从左至右横写，少数民族文字按其习惯书写和排版。”台湾省还明确规定，公文的中文书写格式应当从左至右横写。[8]

(2)结构项目(结构元素)的排列

它主要包括以下内容：

什么是结构项？

有哪些结构项是在一定时期内以一种应用风格设置的？这是首先要知道的。每一种应用风格都是一个结构系统，由若干结构项组成。

以某种方式组成的。当然，不同类型的应用文体有不同的结构项(比如普通信函没有像行政公文那样的标题、文号等项)，属于同一类别的不同应用文体，其结构项往往是不同的。比如应用文，属于书信范畴，普通书信没有标题，而用特殊字母表示体裁(也叫文体名称)。指各种应用文体中使用的名称，如特殊信函中的“介绍信”、“证明信”，行政公文中的“通知”、“请示”等称谓。即使同一应用文体用于不同的场合和场合，具有不同的性质、特点和要求，也往往有不同的结构项。比如，同一个文件，当它的内容需要保密时，就有一个“秘密级别”，但当它的内容不需要保密时，就没有“秘密级别”。

我们不妨把一个应用文体在所有情况下都必须具备的(或一个应用文体的所有章节都必须具备的)结构项，称为结构常数或一般结构要素。比如标题、文号、主送机关、正文、印章、发文时间等。在行政文件中；对于一种应用文体来说，只存在于特定场合和情况下的结构项称为结构变量或特殊结构元素。结构变量不是应用文体中所有章节都需要的，它们是为满足某些特殊需要而设置的，或者是应用文体中某一类章节所需要的。如秘密文件要标明秘密等级，紧急文件要标明紧急程度。这种密级和紧急程度是行政公文的结构变量。我们在掌握应用文体中结构项的设置时，要具体了解在一定时期内设置了哪些结构项，哪些属于结构常数项，哪些属于结构变量项，各种结构变量项是在什么情况下出现的等等。

结构元素不同于内容元素。内容是为了正文的内容，结构要素是为了全文的结构(当然，正文中的一般内容要素和应用文的结构要素也有相似之处，正文中的一般内容要素如果更直观的话，也可以看作是正文的结构要素)。与内容要素相比，结构要素具有一定的直观性和外部性。一篇应用文的内容要素是否完整，往往乍一看并不明显。必须结合处理事务的实际需要，深入到文章中去，仔细分析文本的内容才能知道。而应用文的结构要素是否完备，一般可以从文章的外在形式上把握，往往一目了然。

实用论文的结构要素就像机器的零件。缺少一个零件，往往会影响机器的组装和正常运转。如果应用文的结构要素不完整，也会影响结构的完整性，影响应用文的正常运行，损害其实用效用。如借条、收据、收款单应写“今日借(收、收款)”或“借(收、收款)”字样，注明收款的性质和种类。否则很可能会引起以后的纠纷和争议。尤其是借条。

各结构项的内部组成。

应用的样式由几个结构项组成，结构项由某些组件组成。还需要清楚地知道结构物料由哪些组件组成。

不同的结构项(包括名称相同但实际上属于不同风格的结构项，如正文、标题等。各种应用文本)有不同的组成。从数量上看，有些结构项只有一个成分，如特殊信函的标题，一般是文体名称(如介绍信的标题通常是“介绍信”二字)；但是，许多结构项目是由几个组件按照一定的顺序组成的。例如，行政公文的文号一般由发文机关的字、年份和序号组成。从定性的角度来看，不同的结构项有不同的成分(比如行政公文中标题和文号的成分就很不一样)。即使是同一个结构项目，在不同的情况下也常常有不同的组成部分。例如，与转发文件的通知标题相同，通知用于审批下级机关公文时，由四项组成：签发机关名称+“已审批”+已审批公文标题+“通知”；通知用于转发上级机关的“通知”时，由签发机关名称+“转发”+被转发通知的标题组成。(可酌情在“批准”或“转发”前加“约”字)。

根据实际情况，可以省略某些结构项目的某些组件。例如，公文的标题一般由三部分组成：发文机关名称、理由和行文，但有标题时往往省略了发文机关名称(即“XXX文件”)。但是，一些结构项目，如法院判决书的案件编号，是不可或缺的。所以我们在掌握应用文结构项的构成时，要对每个结构项的成分有一个全面具体的了解，哪些是必不可少的，哪些情况下可以省略等等。

(3)结构项目的书面安排

就像一台机器的每个部分在整台机器中都有自己的位置一样，各种应用风格的结构项(包括其内部组件)也有自己的书写位置。应用结构项的文字位置安排，有的是有关主管部门明文规定的，有的是人们在长期的文字交流中确立的。

结构书写位置的安排是应用文行格式和面格式的重要内容。它对于信息的及时准确的传递和接收具有重要的意义。结构性错位往往阻碍信息流通渠道的畅通，甚至贻误时机。例如，收件人和发件人的姓名和地址等。都排列在信封上，国内外有不同的习惯。有人出国按国内习俗写了一封信，信被退回来了。可见，结构项书写位置的安排也是应用文惯用格式的一个重要方面，值得我们高度重视。中共中央办公厅1996年5月3日发布的第三章“公文格式”第八条共17项，其中15项是指各种结构项的书面位置安排，对版头、份数、分类等15个结构项的书面位置安排作了明确规定。

具体来说，在一种应用文体中，不同结构项的书写位置是不同的，即同一结构项在不同的情况下可能有不同的书写位置。例如，在行政文件中发布的文件名称，其书写位置因文件是否有标题而异。此外，一个结构项中不同成分的书写位置可能有很大不同。例如，在信件中，问候和问候往往是分开写的：如“这封信”这样的词写在文本底部的两行，而“敬礼”这样的词写在顶行，以示庄重和尊重。

各结构项的书面表达。

它主要包括以下两个方面：

形容词（adjective的缩写）使用和书写，排版等。书写符号和句型等。

这个问题我们之前在讲面签格式应用的时候已经提过了。这是从书面形式的结构项目。

例如，法院判决书的案号一般写为“( )法定刑(或民)号”，表示年份(年份用阿拉伯数字书写，加括号)、法院代字、案件性质(刑事或民事案件分别用“刑”或“民”字表示)、审级(用“.”标记)。

再比如，不同应用文体的文本在文字等书写符号的书写和排版上有一定的习惯，从而在文本表面表现出各自不同的外观形态。比如规章制度一般都是条的形式，而调查报告和总结大多是段的形式。

B.写作中的特定语言表达模式。

有些应用文体常使用一些特殊用语(也称事务性词语，如“为、为、符合、鉴于”等公文中的开头语，以及“当否，请批”等咨询用语。事务性词语的具体用法可以在“适当的语言”中讨论。这些专门术语的使用已经成为应用文体建构的一种手段和模式。它有助于显示文本的内部结构，往往能反映文体的性质。这在行政文件和法律文件中尤为突出。例如，在请示过程中，请示的理由和请示的事项往往以下面的过渡语过渡，再以征询期的复杂语结束，如“当否，请指示”。又如，“现查明”常作为“案由”与“案件事实”之间的过渡，“判决如下”作为“理由”与“判决书正文”之间的纽带。这些特殊术语有时会通过书写来突出和强调。

一些应用的风格习惯于在文本的一些成分之前使用抽象的词(或者在段落的开头或者在书写中)来提示(或者指定)要反映的内容项目。这些词成为文本构成要素的语言符号。这在法律文件中很常见。例如，在刑事起诉状的正文中，在这些组成部分之前写有“原告：“”、“被告：“”、“请求：”和“事实和理由”等字样。这种抽象词语的运用，可以使读者对文本表层的基本构成和整体写作过程一目了然。

有些应用文体甚至为文本的某些部分设置了特定的语言表达模式，形成了一些标准化的句子。写这部分的时候，就像填表或者填空一样写相应的具体内容就可以了。例如，在刑事判决书中，反映案由、案源、审判组织和审判方式时，要求写明：“被告人案案案案案案案案案

我们只从共时的角度着重讨论应用文结构项的几个相关问题。需要注意的是，任何一种应用文体的结构项的各个方面都不是一成不变的，它们在不同时期经常发生变化。例如，近年来增加了行政公文中的“关键词”一词，以满足计算机搜索文件的需要。就结构项目的内部组成而言，它也不是静态的。比如书信中的“地址”一词，多由旧信中的姓名、头衔、称呼语(如“雅简”)组成，而现在没有常用的称呼语。此外，同一结构项在不同时期的名称可能不同。比如行政文件的“文号”，以前叫“号”，现在叫“号”，其实就是过去所谓的“顺序号”(即同一文件的印刷顺序号)。因此，对应用文结构项的理解不能一劳永逸，而应始终以发展的眼光关注其变化。当然，任何应用文体中结构项的各个方面在一定时期内还是有其相对稳定性的。否则就没有“惯用格式”，对应用文结构项的理解也就失去了实际意义。应该说，我们对应用文结构项的理解，从学习应用文的角度来看，主要集中在它在一定时期(尤其是现在)的稳定性方面。

(3)主体的内部结构。

包括写作顺序、开头、结尾、细节安排、常用结构等。很多应用的风格在长期的使用过程中往往会形成一定的结构。例如，当计划反映任务需求(a)和方法步骤(b)的内容时，通常采用以下两种结构方式：

(A1+B1/A2+B2/A3+B3/……)，适用于任务较多且任务之间没有共同措施的计划；

(A1+A2+A3+./B1+B2+B3+.)，适用于任务简单，任务间有很多共同度量的计划。

第六，表达要恰当。

得体，即恰当的语言、行为等。俗话说“有站姿，才有坐姿”，意思是人在日常生活中举止得体。得体对于应用文来说非常重要，因为它往往直接影响应用文在处理事务和交际方面的实际效益。适当性有很多要求。就应用文而言，主要体现在表达方式和语言的运用上。

1、表情的运用要恰当。

这主要是指根据文体特点正确运用表达方式。在一般的文章写作中，不同的文体对表达方式的运用都有一定的要求。比如记叙文，主要用叙述和描写，有些比较抒情，但不太多议论。区分一般文章三大文体(记叙文、说明文、议论文)的一个重要依据，就是看它们主要用什么表达方式。不同的应用风格对表情的使用也有各自的要求。例如，会议通知是信息性和规范性的。就表达方式而言，主要采用叙事解释，而不是抒情和描写。

2.恰当地使用语言。

严格来说，表情的运用其实就是语言的运用。但这里的语言运用主要是指对语言材料的选择和组织，具体来说就是选词造句、修辞运用等等。

语言是社会交际的重要工具，语言应用的要求符合交际的实际需要。不恰当、不恰当的使用语言会影响交际的效果，甚至造成严重的后果。因此，我们应该十分注意语言使用得体的要求，结合一定的语境，恰当地选择和使用语言材料。

在日常的语言交际中，一般来说，说话人总是希望自己的感受和意思能够被对方准确而迅速地接受(理解)，从而达到预期的效果，达到某种目的。所以在语言的使用上，要考虑让对方容易接受(理解)的问题。(当然也有特殊情况，就是可能有隐情，不方便公开说，直接说或者故意让人误会。)如果不是有意挑衅和挑战对方，就和对方绝交，分手等。还需要考虑对方愿意接受的问题。(按：容易接受可以包括两个方面。第一，从理解的角度容易接受，即容易理解；第二，从情感上来说，容易接受，也就是愿意接受。当同时容易接受和愿意接受的时候，容易接受只是从理解的角度。总的来说，语言运用得体的要求主要体现在两个方面：使语言交际中的接受者容易接受并愿意接受。要在应用写作中达到这种效果，我们应该注意以下几点：

首先是看对象在说什么。这里的“看对象”包括看对象的身份、地位、年龄、性别、学历、专业、职业、经历、性格特征、习惯、身体状况、情绪、态度、认知水平、原有态度强度等等；还要看对方的关系，对方的信任，对方的利益；自己的吸引力、影响力等。具体来说，有以下几点：

(1)正确反映发送方和接收方之间的某种关系。比如亲戚朋友关系，上下级关系，师生关系，朋友关系等等。在社会生活中，一个人总是要与他人建立一定的关系，这样才能处于一定的社会地位，有一定的身份，发挥一定的作用。同时，随着主客观条件的变化(如年龄、学历、职务、政治面貌、工作生活环境、人脉等。)，每个人的社会地位、身份、社会角色都会有所不同。写作作为一种方向性的语言表达，在特定的交际对象面前，要注意自己的身份和地位，从而正确地反映出交际双方的某种关系。055-79000叫“米恒代人写书，宜与人为友”。这种“亲密是适当的”意味着它正确地反映了发送者和接收者之间的某种关系。注意这种亲密关系，尤其是与异性的通信。如“亲爱的”、“心爱的”、“你的……”，不应该被滥用。

公文中的事务性用语要视尊卑关系，上下级关系来使用。例如“上报”、“呈报”用于上行；“印发”、“颁发”用于下行。上行文用“拟办”而不用“决定办”。复函的结束语多用“此复”、“特此函复”，其中“此复”只用于下行的函。社交书信中具名专用语也往往要根据这种关系来选用。如“手泐”是长辈对晚辈的用语；“谨禀”、“敬禀”用于晚辈对长辈；“谨启”、“鞠启”则是在平辈中使用。这些专用语倘用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。又如，上行文宜多陈述事实，少讲道理；下行文应有明确的指示、要求，平行文要体现出平等相待、尊重对方等等。这都是为了体现与妥善处理好双方的关系，以利于问题的妥善解决。《国家行政机关公文处理办法》所谓“若夫尊长差序，则肃以节文”（至于尊贵有差别有等级，便根据礼节条文来表示尊敬）不能仅仅视为维护封建等级观念，从处理事务求得实效方面而言，这还是很有必要的。

（2）要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳等等，采用对方乐于接受、易于接受的言语。这也是“看对象说话”的问题。

同一个意思往往有不同的说法（属语言中的同义异形现象），其中有的说法人家乐于接受，有的说法则令人反感。这就要求在遣词造句以表情达意时要十分慎重，尽量做到让对方乐于接受。在这方面可以说只有一个例外，那就是你是有意要激怒对方。

（3）语言表达要注意适合对方的年龄特点、文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如，对文化程度不高的人，应多用通俗平易的词语句式而不用古奥生僻的词语（包括用字）和较难接受的句式（如欧化句式）。不要闹秀才买柴的笑话[9]。对不熟悉某一专业的人，不能过多的使用该专业的术语，否则，对牛弹琴，于己于人都无益处。

第二是要注意特定的场合与氛围，做到和谐协调，避免矛盾冲突。这是看场合说话的问题。

不同的交际对象、交际目的、交际方式、交际的时间、地点、环境等会形成不同的交际场合，如会议讨论的场合、正式外交谈判的场合、朋友聚会的场合、娱乐的场合等，也会形成不同的氛围：或肃穆，或轻松愉快，或沉闷紧张，或热烈友好等等。语言的运用就要与特定的场合与

氛围相适应。看场合的问题固然与口头交际的联系特别紧密（因口头交际有很强的临场性），但在写应用文时也要十分注意。如写请柬，用于商店开张，会议开幕的可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类字眼。又如，讣告上写“欢迎光临”，就失去了讣告应有的严肃性，显得很不合适。

第三，语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。这既是根据交际的主旨来运用语言的问题，也是看场合说话的一种表现。如颁布政令的要庄重严肃，通报错误的要显得说理严正，义正词严；申请要求的要平和委婉；报喜祝捷的要热烈欢快，等等。

不同的文体往往有不同的内容性质，因而，不同的文体亦往往有其相应的语言色彩：“政府文告、法律条文、外交文书要求庄重明确，科学论文要求冷静谨严，小品文、随笔要求亲切幽默”。

语言色彩固然是一篇文章情感因素的综合反映，但个别词句的运用对形成或破坏一定的语言色彩也起着不可忽视的作用。如一篇《寻物启事》，其中写道：“有拾到者，请速交回本人，切切勿误”。寻物启事，本是请求他人给予自己帮助、支持，理应写得委婉恳切，而“速交回本人，切切勿误”等语则是使用命令、训诫口吻，给文章涂抹上一种很不协调的色彩。

第四，要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性。应用文主要使用事务语体。事务语体最根本的特点就是“平实”。所谓“平，即通俗易懂，平易；所谓“实”，就是质朴实在，朴实、不夸饰，不做作。孔子说：“辞达而已矣”（《论语·卫灵公》）、沈约《评〈颜氏家训〉》说：“文章当从三易：易见事，一也；易识字，二也；易读诵，三也。”刘勰说：“文质相符，语无旁溢”（《文心雕龙·议对》），都谈到了语言平实的问题。

平实是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求。如公文、法律文书等，其语言除了要求平实以外就还要求简明、庄重。因此，在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的要求，也就是要体现出所用语体的个性。

【附注】

1．陈子典李硕豪主编《应用写作教程》（修订本）暨南大学出版社1993年8月第二版 P90

2．方渭泉（《中学语文教学参考》记者）：《章熊同志谈八五年高考语文命题》，《中学语文教学参考》1986年第一期 P8

3．广东省人民政府办公厅编《秘书工作手册》 1995年版 P45

4．同3，Ｐ13

5．1912年出生于罗马尼亚，后移居巴黎的剧作家尤金·尤内斯库于1950年创作。

6．同1， P17

7.张清明《文书学及实用公文》，武汉大学出版社 1983年7月第一版Ｐ25

8.《南方日报》第三版：《台北统一中文书写格式》

9.明代赵南星《笑赞·秀才买柴》：“一秀才买柴，曰：荷薪者过来。’卖柴者因过来’二字明白，担到面前。问曰：其价几何？’因价’ 字明白，说了价钱。秀才曰：外实而内虚，烟多而焰少，请损之。’ 卖柴者不知说甚，荷担去了。”（见周启明校订《明清笑话四种》，人民文学出版社1983年11月第二版，P20）

——发表于《韶农学刊》总第三期（2001年11月）